Assistant ADV H/F

Notre client est un groupe international spécialisé dans les solutions techniques à destination des entreprises. Reconnu pour son expertise et la qualité de son accompagnement, il souhaite renforcer son équipe basée à Genas afin de poursuivre son développement et de maintenir un haut niveau de service auprès de ses clients.

En binôme avec une Gestionnaire ADV expérimentée et après une formation approfondie aux produits et aux processus internes, vous aurez pour principales missions :

Gestion administrative des commandes & SAV

• Gestion administrative des commandes
• Réceptionner, saisir et contrôler les commandes dans SAP.
• Vérifier la conformité des informations et des documents contractuels, puis assurer leur archivage.
• Assurer la ventilation et le suivi des commandes dans SAP.
• Gérer les modifications, annulations de commandes, bons de livraison (BL) et résiliations de contrats.
• Gestion des commandes SAV
• Réceptionner et traiter les demandes de réparation.
• Vérifier les garanties, obtenir les chiffrages et préparer les devis.
• Créer et enregistrer les dossiers et commandes SAV dans le système.
• Assurer le suivi des réparations et coordonner les différents intervenants jusqu’à leur finalisation.
• Organiser, si nécessaire, le rapatriement du matériel en lien avec les équipes logistiques.

Gestion et suivi des projets

• Assurer le suivi administratif des projets de leur lancement à leur facturation.
• Gérer les budgets des chantiers et intégrer les données dans SAP.
• Effectuer les calculs budgétaires et les saisies nécessaires dans le système.
• Assurer le suivi des projets, notamment concernant les loyers mensuels.
• Effectuer le suivi des heures liées aux projets et assurer leur marquage/saisie.
• Contrôler les éléments nécessaires à la facturation.
• Effectuer les demandes de facturation auprès du service concerné.
• Assurer la mise en facturation des dossiers et vérifier la conformité des factures.
• Lancer les premières facturations des projets.

Gestion des acomptes et suivi financier

• Préparer et/ou déclencher les demandes de factures d’acompte auprès des clients.
• Contrôler le règlement des acomptes avant le démarrage des projets.
• Assurer le suivi des règlements clients.
• Identifier les retards de paiement et effectuer les relances nécessaires.
• Participer au recouvrement des créances clients.
• Gérer les situations d’impayés en collaboration avec les équipes commerciales et financières.
• Suivre les litiges clients et assurer leur résolution en lien avec les commerciaux.

Gestion des licences

• Réceptionner et traiter les demandes de licences.
• Effectuer les demandes d’achat de licences auprès de la maison mère, notamment en Espagne.
• Assurer l’importation et la mise à disposition des licences nécessaires chez le client.
• Suivre administrativement les demandes jusqu’à leur finalisation.

À terme, vous serez amené à assurer la coordination entre les différents services, à faciliter la circulation des informations et à veiller au bon suivi des actions nécessaires au bon déroulement des projets.