Assistant de Formation H/F

Rattaché(e) au service Formation Continue, sous la responsabilité de la Responsable Formation Continue, vous serez missionné(e) de la gestion administrative, logistique et commerciale des stages de formation continue.

Vous travaillez en liaison avec les entreprises clientes, prospectes, les organismes de financement et les intervenants/consultants de la formation.

Vous serez aussi missionné(e) sur l’activité Formation Certifiante, en assurant le recrutement et le suivi administratif de groupes en formation certifiante jusqu’au passage de leur examen.

Missions service Formation Continue :

• Assurer la gestion administrative et pédagogiques des formations intra et inter-entreprises et suivre les actions de formation en lien avec la Responsable Formation Continue :
• Préparer les actions de formations (Planification sur le logiciel de gestion de la relation client YPAREO), création des dossiers clients, préparation des conventions, contrats formateurs, convocations et tout autre document réglementaire, mise à jour des supports pédagogiques avec les intervenants (maîtrise de Powerpoint)
• Gérer les déplacements des intervenants pour les formations inter et intra entreprises : Réservations / annulations et suivi des réservations d’hôtels, titre de transport, etc…
• Participer au démarrage des stages (Accueil des stagiaires, mise en place des salles, remise des supports…).
• Consolider les synthèses d’évaluations de satisfaction des stagiaires et envoyer l’enquête de satisfaction des entreprises clientes.
• Compléter et suivre les actions sur les différents tableaux de bord (Activité et Qualité).
• Participer à la promotion de l’offre Formation Continue auprès des entreprises que ce soit :

Missions Service Formation Certifiante :

• Recruter les futurs stagiaires,
• Informer, orienter les candidats dans leur projet
• Assurer la relation avec les entreprises d’accueil
• Etablir/Editer les documents contractuels (contrats, convention, convention tripartite)
• Suivre les présences
• Gérer les inscriptions aux examens et le secrétariat associé.
• Etc…

Plus ponctuellement vous assurez la permanence de l’accueil téléphonique et physique (1jour par semaine), l’affranchissement du courrier, et les réservations diverses et le classement et l’archivage de documents.